Pentingnya Mewariskan Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge didalam Organisasi

BOGOR, CEKLISSATU - Di dunia akademik, Pembaca biasanya akan dikenalkan dengan dua istilah pengetahuain, yakni tacit dan explicit knowledge. Kira-kira apa, sih, arti dari dua istilah tersebut? Nah, sebelum Pembaca mengenal hal itu, pembaca perlu mengetahui arti dari knowledge.

Jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia, maka artinya adalah ilmu pengetahuan. atau ilmu pengetahuan adalah campuran informasi dengan pengalaman. Maka dari itu, untuk membentuk ilmu pengetahuan, maka informasi yang didapat dari panca indera perlu diperagakan lalu dicatat sebagai pengalaman.Lalu, bagaimana caranya mencatat pengalaman tersebut? ada dua jenis dari knowledge management manusia, di antaranya
*Pertama : Tacit Knowledge*
Menurut Pusat Pendidikan Pelatihan Anggaran dan Perbendaharaan Kementerian Keuangan RI, tacit knowledge adalah jenis pengetahuan yang sulit ditulisankan karena memiliki kualitas individu (gabungan antara pengetahuan kognitif dan praktek individu). Bagaimana cara mendapatkan jenis pengetahuan ini? Pada umumnya,

Kawan bisa mendapatkan jenis pengetahuan tersebut dari self-learning (belajar otodidak), pengalaman berharga, keyakinan, dan pandangan hidup.
Istilah lain dari tacit knowledge adalah invicible knowledge atau abstract knowledge. Mengapa istilah itu disebut demikian? Sebab, tacit knowledge sulit untuk disalurkan kepada orang lain. Contohnya ketika Kawan menemukan suatu cara ampuh dalam memenangkan debat dengan orang lain. Pastinya Kawan butuh metode tertentu atau bantuan untuk mendokumentasikan cara tersebut. Nah, untuk metode tersebut, tacit knowledge harus dikonversikan sebagai explicit knowledge.

*Kedua : Explicit Knowledge*
Sebelumnya, kita sulit untuk mendokumentasikan pengetahuan yang didapat karena cenderung tertanam dalam otak (tidak terlihat dan tidak terbaca). Untuk itu, Kita perlu mengonversikan tacit knowledge ke dalam explicit knowledge. Dalam artiannya, explicit knowledge adalah jenis pengetahuan yang dapat dilihat karena sudah didokumentasikan atau dirangkum dalam suatu karya.

ADA seorang Chief Executive Officer (CEO) sekaligus pemilik dari salah satu perusahaan terbesar di Indonesia yang dikenal genius. Bahkan, banyak orang di sekitarnya mengatakan bahwa dirinya memiliki indra keenam yang selalu bisa mengendus kesempatan. Padahal, ia tidak pernah duduk di bangku kuliah.
Ternyata, ketajamannya untuk melihat peluang itu sudah diasah sejak lama. Sejak masa remaja, ia dilepas oleh orangtuanya untuk bereksplorasi mencoba segala kemungkinan.

Hal itu menunjukkan bahwa kesuksesannya tidak diraih hanya karena ia pekerja keras, tetapi juga karena ia memang pembelajar.Hingga saat ini, walaupun sudah memiliki puluhan ribu karyawan, ia tetap bertemu dengan mitra-mitra bisnisnya dan melakukan networking secara teratur.Sayangnya, ketika ia lengser dari berbagai kegiatan operasional perusahaan, mulai terlihat kepincangan keterampilan dan pengetahuan dari para penerusnya.
Para manajer, bahkan level direktur sekalipun, tidak bisa mengimbangi kepiawaiannya dalam mengendalikan perusahaan dan melakukan beragam hal teknis yang biasa ia lakukan.

Perusahaan sudah berusaha untuk mencari pengganti yang sudah berpengalaman, tetapi tetap saja ada kesenjangan pengetahuan yang sangat jauh antara dirinya dan para suksesornya.
Pada dasarnya, kondisi serupa tidak hanya terjadi pada perusahaan tersebut. Berbagai organisasi, baik swasta maupun pemerintahan, sering kali kesulitan untuk menurunkan kepiawaian para begawan senior kepada para bawahan.

Padahal, beragam pelatihan sampai pendidikan formal pun sudah diberikan kepada para junior, lengkap dengan beragam fasilitas terbaru dan interaktif. Tujuannya, agar transfer ilmu dapat.Padahal, beragam pelatihan sampai pendidikan formal pun sudah diberikan kepada para junior, lengkap dengan beragam fasilitas terbaru dan interaktif. Tujuannya, agar transfer ilmu dapat dilakukan dengan santai, tetapi tetap lancar.
Ilmu yang didapatkan melalui pengalaman, diskusi dengan pelanggan, serta trial and error itu disebut sebagai tacit knowledge. Sayangnya, sering kali ilmu ini tidak tercatat dan hanya tersimpan di benak pemiliknya. Bahkan, kadang tidak disadari bahwa tacit knowledge merupakan aset yang sangat berharga.

Sementara itu, ilmu yang didapatkan di universitas, yang sudah diuji coba, disahkan melalui berbagai eksperimen, dituangkan dalam jurnal maupun buku-buku sebagai teori yang sudah sah untuk dipelajari, dan dijamin kebenarannya disebut sebagai explicit knowledge.

Dalam praktiknya, penggunaan pengetahuan eksplisit tanpa adanya pengolahan menggunakan pengetahuan tacit, tidak dapat memberikan value adding.Dalam praktiknya, penggunaan pengetahuan eksplisit tanpa adanya pengolahan menggunakan pengetahuan tacit, tidak dapat memberikan value adding.
Pasalnya, semua orang bisa mendapatkan pengetahuan eksplisit dan melakukan hal yang sama. Namun, pengetahuan tacit diperoleh dari pengalaman dan tergantung persepsi para pemiliknya.

Pengetahuan itulah yang dapat memberikan nilai berbeda-beda tergantung bagaimana cara kita mengolah pengetahuan tersebut. Tacit knowledge is intangible knowledge acquired from experience and insight.Masalahnya, sering kali para individu pemilik tacit knowledge tidak menyadari bahwa pengalaman dan pengetahuannya tersebut sangat berharga untuk diberikan kepada orang lain sebagai pembelajaran. Banyak orang menyebutnya sebagai “It’s what we know that we don’t know”.
Biasanya, pemegang tacit knowledge perlu didorong dengan pertanyaan-pertanyaan, seperti “Apa tiga strategi kunci Anda dalam berjualan?”.

Dari pertanyaan itulah, mereka baru menyadari bahwa ia memiliki kekhasan yang membedakannya dengan orang lain. Hal ini akan sangat bermakna bila ia ingin membantu orang lain untuk meraih kesuksesan yang sama.

*Pentingnya tacit knowledge*
Untuk diketahui, tacit knowledge adalah kemampuan praktis dan intuitif seseorang untuk memecahkan masalah, berinovasi, dan membuat keputusan-keputusan yang cerdas. Bisa dibayangkan situasinya bila suatu organisasi diisi oleh orang yang hanya menguasai teori, tidak kuat dalam praktik ataupun pengalaman.

Karenanya, perusahaan juga perlu berhati-hati ketika seorang pemegang tacit knowledge meninggalkan perusahaan atau sudah tidak berfungsi lagi. Sementara, seluruh pengalaman hanya tersimpan di benaknya dan tidak pernah dibagikan kepada siapa pun dalam organisasi sehingga tidak bisa dimanfaatkan lagi.
Biasanya, perbaikan sistem dan prosedur kerja sebuah perusahaan dilakukan karena terdapat penyesuaian dalam praktiknya. Namun, penyesuaian yang tidak tercatat dan hanya diketahui oleh individu yang melakukan modifikasi, akan hilang dengan sendirinya. Penerusnya pun akan kehilangan jejaknya.

*Cara membagikan tacit knowledge*
Karena kehadiran tacit knowledge sering tidak disadari oleh si empunya, dibutuhkan strategi yang lebih terstruktur untuk membantu proses transfer antara pemilik pengetahuan dan rekan-rekan kerjanya.
Contohnya, strategi yang dilakukan sebuah perusahaan konsultan dunia. Mereka membuat program makan siang antara para pensiunan dan talent di perusahaannya. Program ini membiarkan mereka mengobrol tanpa bisa mengontrol apakah terjadi perpindahan pengetahuan atau tidak.
Itulah yang sering disebut sebagai socially constructed learning. Situasi tersebut memungkinkan terjadinya pertukaran pengetahuan dan tumbuhnya ide-ide baru sebagai hasil sharing dan obrolan yang bersifat informal.

Strategi lain adalah working out loud. Strategi ini biasa dilakukan oleh para ahli bedah di ruang operasi ketika mengajarkan para juniornya apa yang sedang ia lakukan. Narasi-narasi ini tidak mungkin ada di buku teori mana pun.

Kita sering tidak menyadari bahwa perusahaan yang sukses adalah mereka yang berhasil mengumpulkan cerita-cerita seputar praktik perusahaan, memberi konteks pada fakta-fakta yang ada sehingga interpretasinya pun menjadi lebih kaya. Ini membuat informasi informal tersebut bertransformasi menjadi pengetahuan yang siap diakses oleh mereka yang membutuhkan.

Hal lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan evaluasi intensif seusai pelaksanaan proyek sehingga lesson learnt terhadap semua kesalahan, perbaikan, dan kesuksesan bisa dicatat. Dengan demikian, perusahaan dapat mengumpulkan studi-studi kasus yang bisa diinventarisasi dan diteliti untuk menjadi bahan pembelajaran pada kemudian hari.

Jadi, bila ingin membentuk organisasi yang smart dengan bobot pengetahuan yang kuat, diperlukan sasaran yang jelas bahwa kita akan melakukan knowledge management yang terstruktur dengan cermat dan mengembangkan atmosfer belajar yang nyaman.

Kemudian, implementasikan prinsip-prinsip mentoring dan promosikan bahwa practice intelligence itu penting dan sangat bermanfaat untuk membawa perusahaan menjadi yang terdepan.

*Kegunaan Tacit dan Explicit Knowledge dalam Organisasi*
Setelah mengenal istilah tacit dan explicit knowledge, harapannya pembaca bisa menggunakannya dalam kehidupan sehari-hari. Katakan saja kita adalah seorang penulis novel. Kita bisa menggunakan pengalaman hidup pribadi sebagai referensi cerita dalam novel. Lalu, bagaimana kalau Kita berkumpul dalam suatu organisasi baik sekolah, kampus, atau pekerjaan? Ada beberapa fungsi yang dapat diambil untuk perkembangan organisasi tersebut.

*Pertama : Kegunaan Tacit dan Explicit Knowledge pada Organisasi Sekolah*
Bagi pembaca yang menyandang status pelajar, maka pembaca pasti sering menemukan organisasi sekolah baik dalam bentuk ekstrakurikuler atau OSIS. Dalam ekstrakurikuler, tentunya tacit dan explicit knowledge menjadi bahan penting untuk kemajuan ekstrakurikuler Kawan yang akhirnya bisa memenangkan lomba atau kejuaraan tertentu. Dalam OSIS, tacit dan explicit knowledge dapat menjadi sumber bagi kesejahteraan pelajar. Lalu, bagaimana fungsi tersebut digunakan dalam kedua organisasi penting di sekolah.

Sumber sharing antaranggota OSIS lain (tacit knowledge) dapat dijadikan evaluasi yang dituangkan dalam variasi dan perbaikan program kerja secara laporan/tulisan (explicit knowledge).
Observasi dari anggota ekstrakurikuler basket pada ektrakurikuler basket di sekolah lain (tacit knowledge) dapat dijadikan laporan atau papan strategi bagi permainan basket (explicit knowledge).
Mentor Pramuka memberikan isyarat atau kode bendera kepada anggota pramuka (tacit knowledge). Selanjutnya, isyarat atau kode bendera tersebut difoto sebagai bentuk dokumentasi bagi anggota pramuka yang baru explicit knowledge).
Masih banyak contoh dalam kegunaan tacit dan explicit knowledge pada organisasi sekolah. Pada intinya, pembaca yang sebagai pelajar tidak boleh pelit dalam berbagi pengetahuan pada orang lain.
*Kedua : Kegunaan Tacit dan Explicit Knowledge pada Organisasi Kampus*

Untuk pembaca yang mahasiswa, tentu organisasi di kampus lebih beragam daripada organisasi sekolah. Ada beberapa tingkatan dari organisasi kampus, seperti tingkat jurusan (HIMA/HMJ), tingkat fakultas (BEM Fakultas), dan tingkat universitas (BEM/SEMA). Selanjutnya, ada organisasi yang berdiri sendiri, seperti organisasi bidang olahraga, organisasi bidang bahasa, dan keilmuan. Lalu, apa kegunaan tacit dan explicit knowledge dalam organisasi-organisasi di kampus.

Berbagi evaluasi antaranggota lalu didokumentasikan sebagai program kerja baru, seperti proposal kerja. Pengalaman anggota yang pernah menekuni program kerja seminar di sekolahnya, lalu menerapkannya dalam bentuk proposal bagi program kerja organisasi kampusnya. Hasil diskusi periode kepengurusan sebelumnya didokumentasikan sebagai artikel dan esai untuk pembelajaran kepengurusan selanjutnya.

Pada intinya, organisasi kampus perlu beradaptasi dengan perkembangan zaman dan perilaku pembelajar anggota-anggotanya. Buat kita yang jadi koordinator atau pemimpin dalam organisasi kampusnya, Kita perlu lebih banyak mendengarkan mereka perihal berdiskusi atau berdialog dengan anggota. Alhasil, pembaca kemungkinan besar bisa mendapat tacit knowledge yang mewah untuk menghasilkan tacit knowledge terbaik di organisasi.

*Ketiga : Kegunaan Tacit dan Explicit Knowledge pada Pekerjaan:
Dalam lingkup pekerjaan, Pembaca tidak akan jauh-jauh dengan lingkungan perusahaan. Dengan kata lain, perusahaan perlu menyusun strategi agar karyawannya tetap terorganisir dan terekam hasil pekerjaannya. Tidak heran, banyak perusahaan yang menghasilkan beragam explicit knowledge untuk memudahkan proses knowledge management-nya, seperti pada poin-poin berikut.

Demi memudahkan penyaluran informasi pada karyawan baru, karyawan lama/pensiun harap mendokumentasikan hasil kerjanya dalam bentuk laporan atau PPT. Selanjutnya, untuk memudahkan prosedur, perusahaan menerapkan standar operasional prosedur (SOP) yang dapat digunakan oleh beragam departemen dalam memproduksi atau melakukan pekerjaannya sesuai target/standar yang berlaku.

Rapat atau diskusi bersama rekan kerja lain didokumentasikan dalam bentuk notulensi atau MoM (Minutes of Meeting). Beberapa benefit yang bisa didapatkan bila menggunakan tacit dan explicit knowledge di perusahaan adalah proses pembelajaran berkelanjutan dan inovasi, pekerjaan jadi lebih efektif dan efisien, memperkuat koordinasi antarkaryawan, dan mempercepat rencana strategis perusahaan.

Tacit dan explicit knowledge memang tidak bisa dipisahkan dalam kehidupan Kedua hal inilah yang menuntun Kita untuk bisa mencapai mimpi atau cita-cita. Dengan kata lain, lakukanlah kegiatan produktif, maka Kita bisa mendapat perspektif baru tentang perjuangan serta motivasi hidup.

Penulis: Dr. Iswadi, M.Pd.
Dosen Universitas Esa Unggul.